2 de março de 2021

Como tornar as reuniões a distância mais produtivas?

por Douglas De Matteu

Cada vez mais empresas adotam o regime de home office e, com isso, reuniões a distância são a forma mais eficiente de alinhar propósitos e dar andamento a projetos. Elas também podem acontecer quando é preciso interagir com parceiros de negócio, sejam clientes ou fornecedores, que estão em outros lugares.

A tecnologia tornou essa prática possível, por meio de recursos e ferramentas como o Skype for Business, Microsoft Teams e o Zoom. E quanto aos resultados? Como tornar as reuniões a distância mais produtivas? É o que veremos no texto a seguir.

Reuniões a distância

 
Antes mesmo da instância do distanciamento social, imposta pela pandemia do Covid-19, muitas organizações já utilizavam a prática de reuniões feitas remotamente como forma de agilizar decisões, quando da impossibilidade de alocar todos os interessados no mesmo lugar.

Isso porque a modalidade de trabalho em casa – o home office – também começou a ser testado com sucesso. Assim, fazer reuniões tendo a tecnologia como mediadora tornou-se uma prática cada vez mais comum e, hoje em dia, premente. É preciso, no entanto, verificar a real necessidade de se fazer uma reunião. Muitas vezes uma simples troca de e-mails pode resolver a situação, gerando o resultado desejado.

Verificada a necessidade de se fazer uma reunião e sendo ela a distância, seguem algumas estratégias a fim de que ela seja produtiva para todos os participantes.

– Avise todos os interessados com antecedência, para que possam se preparar tanto em relação ao assunto a ser tratado quanto aos equipamentos e recursos necessários. Além disso, é importante respeitar os horários, atentando para os diferentes fusos. O ideal é acatar ao máximo o período do expediente normal.

– Garanta que todos os participantes tenham acesso ao recurso utilizado para os encontros, fornecendo-os e auxiliando os colaboradores na instalação de equipamentos e ferramentas.

– Certifique-se, no início da reunião, de que todos estejam se ouvindo e se entendendo, para evitar falhas de comunicação e mal-entendidos.

– Prepare uma pauta bem definida, assim como a dinâmica da reunião. Dessa maneira, todos saberão ao que devem se ater, qual o momento de intervir e de levantar questões. Essa prática permite uma melhor organização, o que economiza tempo.

– Esforce-se para que todos os integrantes participem ativamente do encontro. Faça perguntas, peça sugestões; enfim, inclua os colaboradores nesse momento.

– Use a tecnologia para documentar a reunião, por meio de um sistema de nuvem, ao qual todos os participantes tenham acesso à ata, podendo ler, discutir e aprovar o documento. Da mesma maneira, há plataformas de assinatura eletrônica e, assim, os integrantes do time podem registrar sua participação no encontro.

– Fomente o compartilhamento de informações entre os colaboradores, de modo que haja um movimento de colaboração coletiva, sedimentando, assim, a percepção de que mesmo longe, todos fazem parte de uma equipe coesa.

Reuniões a distância são uma prática interessante para as empresas que têm o home office como realidade, assim como para contatar parceiros de negócios com economia de tempo e redução de custos. É possível obter ótimos resultados com essa prática ao seguir os passos indicados neste texto. Faça uso dessas estratégias em suas próximas reuniões e confira que é perfeitamente possível torná-las mais produtivas. Ao trabalho!

FONTE: IA PERFORMA

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  • Douglas De Matteu
    Douglas De Matteu

    CEO do IAPerforma – Instituto de Alta Performance Humana. Atuante nas áreas de Administração, Marketing, Comercial e Desenvolvimento Humano/Coaching com foco em treinamentos in company, palestras e Coaching. É docente convidado pela Florida Christian University com experiências internacionais (EUA/Japão), também leciona na Fatec de Mogi das Cruzes e em cursos de pós-graduação. Doutor em “Business Administration Ph.D.” e Mestre da “Arts in Coaching”pela FCU – Florida Christian University nos EUA Mestre em Semiótica, Tecnologias da Informação e Educação pela UBC Possui Três Pós graduações: Marketing, EAD – Educação a Distância e Gestão de Pessoas com Coaching. É bacharel em Administração de Empresas e Formado no curso Superior de Formação Específica em Marketing e Promoção de Vendas pela UMC. Professional Coach, Business and Executive Coaching e Master Coach com reconhecimento internacional pela International Association of Coaching Institutes, European Coaching Association. Master Coach Sistêmico pelo Metaforum com reconhecimento internacional pelo ICI (International Association of Coaching Institutes), ECA (European Coaching Association), com Bernd Isert e Sabine Klenke (Alemanha). Coach com Certificação Internacional de Coaching, Mentoring & Holomentoring – ISOR® SOAR Global Institute – SOAR HDT Advanced Certification Program; Coaching Ericksoniano com Jeffrey K. Zeig, Ph.D. Fundador e Diretor da Milton H. Erickson Foundation; Head Trainer – Treinador Comportamental – IFT. Constelador Familiar pelo Metaforum Internacional – Alemanha Membro Sociedade Portuguesa de Coaching Profissional na categoria COACH PROFISSIONAL SÉNIOR Membro do Grupo de Excelência em Gestão de Instituições de Ensino Superior – GEGIES do CRASP. Membro do Grupo de Excelência em Coaching – GEC do CRASP. Possui dupla nacionalidade Brasileira e Portuguesa. Autor do Livro: Acelere o seu sucesso pessoal e profissional.