27 de fevereiro de 2019

Ouvindo ou escutando? Lendo ou “passando os olhos”?

por Patricia Itala Ferreira

Resolvi escrever hoje sobre uma competência que eu acho que anda muito falha ultimamente, a comunicação. Curioso é que temos hoje a maior possibilidade de acesso a ferramentas de comunicação, mas uma inabilidade muito grande, na minha opinião, para lidar com elas. Acho, inclusive, que estamos esquecendo princípios básicos da comunicação do dia a dia, como, por exemplo, a escuta empática, aquela que parte do pressuposto de fornecer atenção e escutar ativamente quem fala, olhando no olho de nosso interlocutor e efetivamente escutando e não apenas ouvindo. Escutar é dar importância para quem fala, dar nossa atenção e nosso olhar.

E-mails, telefone fixo, Messenger, Whatsapp, dezenas – quem sabe até centenas – de aplicativos “ampliam” a possibilidade de interação entre as pessoas. E os grupos de Whatsapp então? Ah….precisaria de um artigo só para falar sobre isso. Quantas mensagens são meramente encaminhadas sem passar por nenhum tipo de avaliação? Enquanto isso, vemos pessoas, famílias, amigos e até mesmo casais em restaurantes, em casa e em vários outros lugares em silencia, com olhos vidrados na tela do celular. A tecnologia tem a possibilidade de aproximar as pessoas, mas acho que as pessoas nunca estiveram mais distantes….

Vou contar um caso que aconteceu comigo hoje. Estou tendo que lidar, junto a uma empresa, com algumas questões que devem ser resolvidas até semana que vem. Envio um e-mail com todas as informações necessárias e mais algumas dúvidas. Tudo bem organizado. E quando chega a resposta ao meu e-mail, adivinhem? Minhas perguntas não são respondidas e me perguntam exatamente o que eu acabei de informar na mensagem anterior. Confesso que minha vontade é responder… “Segue novamente” ou “conforme já enviado na mensagem anterior”. Mas, como não sou escrava da minha vontade e como não vejo necessidade prática de fazer isso (não vai me ajudar nem ao meu interlocutor se eu agir assim) resolvi escrever sobre isso. ☺

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Tenho certeza que é uma situação pela qual todos nós passamos, quer seja de um lado ou de outro, então, resolvi escrever algumas dicas com cuidados na nossa comunicação do dia a dia, em especial a escrita (e-mail e mensagens de uma forma geral).

Cuidados com a comunicação do dia a dia

 

  • Leia a mensagem recebida até o final.
  • Quando escrever sua resposta, após fazê-lo, releia seu texto e certifique-se que o que escreveu está claro e responde a todos os itens recebidos.
  • Adoro bullets points, ou os marcadores! Eles organizam o texto e diminuem a chance de interpretações equivocadas. Se necessário, utilize numeração de itens e marcadores.
  • Ao final do texto elabore um pequeno resumo do que precisa em termos de informações e ações, com uma sugestão de prazo de resposta.
  • Não copie pessoas de forma desnecessária. Avalie quem realmente necessita do que você vai enviar/falar.
  • Quando responder, verifique a necessidade de copiar várias pessoas ou se pode enviar apenas para seu remetente.
  • Estabeleça um tempo máximo para responder as mensagens. Minha sugestão é 48 horas.
  • Prioriza suas respostas considerando atividades em que você atua como um “funil”, bloqueando o fluxo de informações ou atividades.
  • Verifique sempre o prazo em que o outro precisa de retorno. Essa informação vai te ajudar na priorização do que fazer primeiro.

São essas as dicas de hoje. Espero que a pessoa que gerou em mim a necessidade de escrever esse texto o leia. Você encontra muitas dicas práticas sobre comunicação no meu outro artigo Comunicação: como estruturar melhor suas mensagens e também no meu livro Comunicação Empresarial!

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  • Patricia Itala Ferreira
    Patricia Itala Ferreira

    Concluiu em 1993 a graduação em Psicologia na Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio) e, posteriormente, em 1997, tornou-se Mestre em Administração de Empresas pela mesma universidade. Há mais de 20 anos atua em projetos de consultoria em gestão de pessoas e educação corporativa. É professora da PUC-Rio, em cursos de graduação e pós-graduação, nas modalidades presencial e a distância. É também tutora da FGV Online e da pós-graduação em Gestão da Educação a Distância na UFF e da pós graduação em educação empreendedora, uma parceria do Departamento de Educação da PUC Rio com o SEBRAE. Autora dos livros Clima organizacional e qualidade de vida no trabalho (GEN | LTC, 2013), Atração e seleção de talentos (GEN | LTC, 2014), Gestão por competências (GEN | LTC, 2015) e Comunicação Empresarial (Atlas, 2016), em parceria com Gustavo Malheiros e do curso online Psicologia Aplicada à Administração (GEN | Atlas, 2018). Finalista do Prêmio Ser Humano da ABRH 2014 e ganhadora da premiação em 2015 e 2016 na categoria trabalhos acadêmicos.