15 de janeiro de 2020

6 dicas para fazer uma reunião mais produtiva

por Douglas De Matteu

Reuniões são parte do cotidiano da empresa, e com elas busca-se o alinhamento de propósitos que podem definir os rumos da organização. Contudo, há muitas reclamações sobre essa prática, que não são necessariamente infundadas: reuniões que consomem muito tempo poderiam ser mais assertivas, enquanto outros assuntos podem ser resolvidos com uma simples troca de e-mails. Você já passou por isso? Então, selecionamos 6 dicas para fazer uma reunião mais produtiva. Leia o artigo que segue.

Como fazer uma reunião produtiva de fato?

 
Você já ouviu alguém dizer que gostaria de ter um dia com mais de 24 horas? São muitas as tarefas a fazer e compromissos a cumprir, especialmente no mundo empresarial. Se tempo é dinheiro, é necessário fazer uma boa gestão desse recurso, e isso inclui organizar reuniões mais assertivas.

Para isso, é necessário planejar esse encontro de modo a conseguir alcançar os objetivos buscados. Se esse é o seu desejo, seguem algumas sugestões:

  • Defina a pauta: escolher o tema da reunião já é um filtro dos assuntos que devem ser tratados. Verifique se esse assunto pode ser resolvido de outra maneira (troca de e-mails, por exemplo) sem risco de mal-entendidos por falta de clareza na comunicação.
  • Escolha as pessoas que vão participar: avise as pessoas diretamente relacionadas ao tema. É interessante, também, pedir a essas pessoas que já levem suas questões e observações relativas ao tema. Assim, todos os interessados poderão se preparar para uma participação relevante sobre o assunto.
  • Estabeleça um objetivo para a reunião: reuniões sem um objetivo claro levam à perda de tempo. Qual é o problema a ser solucionado? O que espero dessa reunião? Qual a finalidade desse encontro? As respostas às estas questões podem gerar um direcionamento mais preciso para a realização da reunião.
  • Defina o tempo de duração da reunião: de acordo com a quantidade de temas escolhidos, estabeleça um tempo razoável para cada pauta. Essa postura ajuda a guiar a reunião para o objetivo, evitando que assuntos aleatórios sejam discutidos sem necessidade.
  • Escolha um espaço e um horário para a reunião: agendar o encontro em um lugar adequado e confortável faz diferença no ânimo dos participantes. Outro detalhe é o horário: reuniões na parte da manhã tendem a ser mais produtivas, pois é um momento em que todos estão mais descansados e podem contribuir com mais vontade e objetividade.
  • Documente a reunião: após o término do encontro, documente a reunião com as seguintes informações: dia e hora, participantes, pauta, decisões e ações a serem tomadas. Disponibilize esse documento para os participantes, para que todos fiquem cientes e para diminuir falhas de comunicação.

Que reuniões são necessárias para o bom andamento de uma empresa, todos sabem. No entanto, essa prática pode ser mal utilizada, caso falte planejamento e gestão. Mas é possível fazer reuniões produtivas, definindo pauta, pessoas, objetivos e tempo para a reunião. Também é importante saber reservar o local e o horário apropriados, além de documentar o encontro. Agora que leu sobre 6 dicas para fazer uma reunião mais produtiva, você pode aprimorar essa prática em seu ambiente de trabalho, levando sua equipe a melhores resultados.

FONTE: IA PERFORMA

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  • Douglas De Matteu
    Douglas De Matteu

    CEO do IAPerforma – Instituto de Alta Performance Humana. Atuante nas áreas de Administração, Marketing, Comercial e Desenvolvimento Humano/Coaching com foco em treinamentos in company, palestras e Coaching. É docente convidado pela Florida Christian University com experiências internacionais (EUA/Japão), também leciona na Fatec de Mogi das Cruzes e em cursos de pós-graduação. Doutor em “Business Administration Ph.D.” e Mestre da “Arts in Coaching”pela FCU – Florida Christian University nos EUA Mestre em Semiótica, Tecnologias da Informação e Educação pela UBC Possui Três Pós graduações: Marketing, EAD – Educação a Distância e Gestão de Pessoas com Coaching. É bacharel em Administração de Empresas e Formado no curso Superior de Formação Específica em Marketing e Promoção de Vendas pela UMC. Professional Coach, Business and Executive Coaching e Master Coach com reconhecimento internacional pela International Association of Coaching Institutes, European Coaching Association. Master Coach Sistêmico pelo Metaforum com reconhecimento internacional pelo ICI (International Association of Coaching Institutes), ECA (European Coaching Association), com Bernd Isert e Sabine Klenke (Alemanha). Coach com Certificação Internacional de Coaching, Mentoring & Holomentoring – ISOR® SOAR Global Institute – SOAR HDT Advanced Certification Program; Coaching Ericksoniano com Jeffrey K. Zeig, Ph.D. Fundador e Diretor da Milton H. Erickson Foundation; Head Trainer – Treinador Comportamental – IFT. Constelador Familiar pelo Metaforum Internacional – Alemanha Membro Sociedade Portuguesa de Coaching Profissional na categoria COACH PROFISSIONAL SÉNIOR Membro do Grupo de Excelência em Gestão de Instituições de Ensino Superior – GEGIES do CRASP. Membro do Grupo de Excelência em Coaching – GEC do CRASP. Possui dupla nacionalidade Brasileira e Portuguesa. Autor do Livro: Acelere o seu sucesso pessoal e profissional.