8 de novembro de 2018

Focos, tipos e técnicas de controle interno

por GEN.N&G

O livro Auditoria, Contabilidade e Controle Interno no Setor Público traz informações relevantes para ajudar quem busca conhecimento sobre focos, tipos e técnicas de controle interno, além de assuntos como o funcionamento da Administração Pública e as informações obrigatórias e gerenciais que envolvem o ciclo da gestão. Para saber mais sobre o tema, confira as dicas a seguir:

Focos, tipos e técnicas de controle interno

 
A. Foco do controle interno

A organização e o funcionamento de um controle interno administrativo qualquer, independentemente da forma ou das técnicas utilizadas, têm, sempre, “um foco principal”. Ele vai estar centrado em um dos três segmentos: na administração, na pessoa ou no produto.

A Lei nº 4.320/64, ao instituir normas gerais de direito financeiro para o controle dos orçamentos e balanços da União, extensivo aos Estados, Municípios e Distrito Federal, direcionou o foco do controle as três dimensões:

• o processo administrativo;
• a conduta do agente; e
• a ação da entidade.

Ao longo dos anos, tem variado a importância que os governantes dão aos focos acima relacionados. Na administração burocrática, o foco do controle tem sido o controle do processo administrativo. Foi assim durante o regime militar que vigorou na metade do século passado.

Na gestão do Governo Fernando Henrique Cardoso, no período de 1995 a 2001, iniciou-se o controle com foco no resultado, valorizando o programa de trabalho. Nesse período, ocorreu a criação da Secretaria Federal de Controle Interno, o estabelecimento do Plano Plurianual (PPA) e a aprovação da Reforma Administrativa, que introduziu, inclusive, o princípio da eficiência na Constituição Federal.

No final da gestão de Fernando Henrique Cardoso e na gestão do Governo Lula, o controle teve seu foco direcionado para uma visão de correição, para justificar que o governo estava preocupado em combater a corrupção.

Independentemente do foco que se prioriza, é importante que as áreas responsáveis pelas técnicas que suportam o controle interno – orçamento, contabilidade e auditoria – tenham clareza de objetivos. Aqueles que lidam com as técnicas de controle têm maior facilidade em entendê-las, quando há clareza nos resultados que buscam alcançar.

B. Tipos e técnicas de controle

Os controles atuam em tempos e formas diferentes, mas voltados para resultados comuns, visando assegurar a conformidade da atividade a determinadas regras ou normas. Os controles foram divididos no tempo em:

controle prévio – é o que antecede a conclusão ou operatividade do ato. Tem como objetivo final dar segurança àquele que pratica o ato ou por ele se responsabiliza. A técnica utilizada nesse caso é a contabilidade;

controle concomitante – é aquele que acompanha a realização do ato, para verificar a regularidade de sua formação. É o controle feito no decorrer das ações praticadas. Tem como objetivo final garantir a execução da ação. A técnica utilizada nesse caso é a fiscalização;

controle subsequente (posterior) – é o que se efetiva após a conclusão do ato praticado, visando corrigir eventuais defeitos, declarar a sua nulidade ou dar-lhe eficácia. Tem como objetivo final avaliar a eficiência e a eficácia das ações administrativas, certificar a veracidade dos números e comprovar o cumprimento das normas. A técnica utilizada nesse caso é a auditoria.

Em resumo, independentemente da forma, tipo e tempo, uma gestão deve contar com controle interno, para ser capaz de garantir o resultado de sua missão, reduzindo riscos e preservando a responsabilidade dos dirigentes, que é indelegável e inerente a sua autoridade.

O dirigente não deve se esquecer de que durante sua gestão todos o tratam bem. É lembrado, homenageado, bajulado etc. Quando muda a gestão, só resta ao ex-dirigente, em sua defesa e na defesa de seus atos, o controle interno que ele deixou funcionando. Por isso se diz: “Quanto maior for o grau de adequação dos controles internos administrativos, menor será a vulnerabilidade dos riscos inerentes à gestão propriamente dita.”

Princípios de controle interno na visão do sistema de controle interno

 
Para atender ao disposto no art. 74 da Constituição Federal, o Governo Federal foi ajustando o modelo do sistema de controle interno, que nasceu como controle interno administrativo, evoluiu para controle financeiro – por ocasião da criação da Secretaria do Tesouro Nacional – e foi consolidado como Auditoria com a Secretaria Federal de Controle Interno. Hoje, esta Secretaria atua como braço operacional da Controladoria-Geral da União (CGU), que representa o órgão central do Sistema de Controle Interno do poder Executivo Federal, cujas atribuições foram definidas na Lei nº 10.180/01, regulamentada pelos Decretos nos 3.591/00 e 4.304/02 e legislações subsequentes.

A CGU, na função de órgão operacional do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo federal, responsável por orientar as auditorias internas das entidades da Administração Indireta sobre como se posicionar ao avaliar os controles administrativos, expediu orientações, para avaliação dos controles administrativos, destacando os princípios fundamentais para a avaliação de uma gestão:

• relação custo/benefício: consiste na avaliação do custo de um controle em relação aos benefícios que ele possa proporcionar;

• qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários: a eficácia dos controles internos administrativos está diretamente relacionada com a competência, formação profissional e integridade do pessoal. É imprescindível haver uma política de pessoal que contemple:

– seleção e treinamento de forma criteriosa e sistematizada, buscando melhor rendimento e menores custos;
– rodízio de funções, com vistas a reduzir/eliminar possibilidades de fraudes;
– obrigatoriedade de funcionários gozarem férias regularmente, como forma de evitar a dissimulação de irregularidades;
delegação de poderes (ou de competências) e definição de responsabilidades; a delegação de competência, conforme previsto em lei, será utilizada como instrumento de descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade às decisões.

O ato de delegação deverá indicar, com precisão, a autoridade delegante, a autoridade delegada e o objeto da delegação. Em qualquer unidade/entidade, devem ser observados:

– existência de regimento/estatuto e organograma adequados, nos quais a definição de autoridade e consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente às necessidades da organização; e
– manuais de rotinas/procedimentos, claramente determinados, que considerem as funções de todos os setores do órgão/entidade;

segregação de funções: a estrutura da unidade/entidade deve prever a separação entre as funções de autorização/aprovação de operações, execução, controle e contabilização, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio;

instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado, é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados através de instrumentos eficazes e específicos; ou seja, claros e objetivos e emitidos por autoridade competente;

• controles sobre as transações: é necessário estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legítimos, relacionados com a finalidade da unidade/entidade e autorizados por quem de direito; e

• aderência a diretrizes e normas legais: o controle interno administrativo deve assegurar observância a diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos, observando se os atos e fatos de gestão são legítimos e estão relacionados com a finalidade da unidade/entidade.

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