12 de março de 2018

Gestão de portfólio de projetos: como fazer uma estratégia eficaz

por Roque Rabechini Jr.

As empresas, cada vez mais, precisam definir estratégias corretas para se consolidarem nos mercados. Não é uma tarefa fácil. Contudo, uma vez traçadas as estratégias, são poucas as empresas que as implementam corretamente, pois não conseguem gerenciar os inúmeros projetos decorrentes. No campo da administração, há técnicas e ferramentas que auxiliam os executivos na viabilização e trato das estratégias. Trata-se da disciplina gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management). Essa disciplina é composta de elementos (processos, técnicas e ferramentas) que auxiliam o executivo a administrar o conjunto de projetos certos, de forma correta.

Como apresentado em meu livro O gerente de projetos na empresa, a adoção da gestão de portfólio de projetos tem o propósito de maximizar os benefícios das estratégias, otimizar a alocação integrada dos recursos da empresa e coordenar esses recursos para que os fins de cada projeto sejam atingidos e, portanto, fazer que o objetivo da carteira de projetos também seja resoluto.

A necessidade de levar o executivo a pensar de maneira estratégica, visando priorizar os projetos de forma adequada, faz parte de uma mudança cultural importante no campo da administração. Entender os requisitos dessa missão executiva é compreender como se dá a gestão de portfólio.

Gestão de portfólio de projetos

 
Para entrar no mundo da gestão de portfólio, inicialmente, é preciso definir os critérios de seleção de projetos, o que deverá ocorrer de maneira transparente com todos os envolvidos nas decisões de formação das carteiras de projetos. Assim, nesse momento, é importante saber qual o valor de cada carteira, quem será o gestor do portfólio, quem fará parte dos comitês avaliadores, qual o orçamento envolvido, bem como o perfil dos recursos necessários para o desenvolvimento dos projetos, entre outras informações.

Uma vez organizados os requisitos gerenciais, é preciso estimular os profissionais na geração de projetos perante as estratégias definidas. Nas empresas em que as estratégias não estão estabelecidas, obviamente esse trabalho é muito mais difícil.

De posse de um conjunto de projetos, é preciso, agora, avaliá-los pelo comitê estabelecido anteriormente, segundo critérios que representem as necessidades estratégicas organizacionais. Por conseguinte, será possível classificar os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da corporação e, assim, dar prioridade aos mais importantes. Os executivos terão, dessa maneira, informações relevantes sobre os projetos e poderão decidir com mais assertividade sobre aqueles que tenham uma maior ligação estratégica com a empresa, ou aqueles que usam mais recursos humanos, ou ainda os projetos que sejam mais sustentáveis, e assim por diante.

Após a tomada dessa decisão, é preciso definir um gerente para cada projeto, destinar os recursos necessários para cada um deles, estabelecer o relacionamento entre os projetos, homologar os investimentos, entre outras decisões. Feito isso, os projetos têm condições de ser executados, ou seja, as estratégias começam a ser implementadas.

Durante a execução dos projetos, os gerentes precisam enviar periodicamente relatórios e informações para o gestor da carteira, que fará o controle do portfólio por meio de indicadores. Assim, será possível administrar as informações estratégicas de maneira consistente e profissional.

No entanto, é fundamental avaliar se a empresa está preparada para realizar a gestão de portfólio e quais os desafios de um gerente para atingir a excelência na gestão. Muitas empresas possuem essa necessidade latente, porém ainda o fazem de maneira amadora, sem processos de gestão, com mínima capacitação e, consequentemente, pífios resultados estratégicos.

 

Mais conteúdo no livro Fundamentos em Gestão de Projetos

 

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  • Roque Rabechini Jr.
    Roque Rabechini Jr.

    Consultor de empresas com atuação em implementação de escritórios de projetos, estruturação de processos de lançamento de novos produtos, criação de metodologia de gerenciamento de projetos e gestão de riscos, entre outros. Tem pós-doutorado e mestrado em Administração (FEA/USP), Doutor em Engenharia de Produção (Poli/USP). É Engenheiro de Produção, Professor do Programa de Pós- Graduação em Administração na Universidade Nove de Julho-UNINOVE e Professor da FIA. Autor dos livros "O Gerente de Projetos na Empresa" e "Fundamentos em Gestão de Projetos: Construindo Competências para Gerenciar Projetos" ambos publicados pelo Grupo GEN | Editora Atlas. Além disto, tem diversos trabalhos apresentados em congressos nacionais e internacionais, publicados em revistas qualificadas.