30 de dezembro de 2020

Objetivos e princípios na administração de um projeto

por GEN.N&G

Podemos enunciar que o objetivo da Administração de Projetos é o de “alcançar controle adequado do projeto, de modo a assegurar sua conclusão no prazo e no orçamento determinado, obtendo as especificações estipuladas”. Esses elementos, como representados na Figura 4.6, sempre estarão presentes nos projetos, como podemos ver em sua própria definição de restrições.

Objetivos e princípios na administração de um projeto

Neste conjunto de restrições, a restrição tripla: prazo, custo e especificações compreende os três elementos do triângulo central, prazo, custo e escopo e, nessa abordagem, as especificações envolvem a qualidade do projeto. Ela ilustra as principais atenções que devemos ter no desenvolvimento de um projeto.

Assim, cumprir com precisão todos os seus prazos é um dos fatores que avaliam o bom desempenho em sua condução. Quando falamos de prazos, estamos referindo-nos aos prazos globais, das entregas intermediárias, e aos prazos das atividades que os compõem. O cumprimento de prazo, entretanto, não está só. Deve vir acompanhado de um controle e cumprimento do orçamento previsto originalmente.

Numa boa gestão de projetos, não se admite “renegociação” de orçamentos, aditivos etc. O projeto deve ser adequadamente planejado desde seu início, os riscos avaliados, explicitados e valorados. São aceitáveis renegociações de prazo e orçamento só em casos extremos de mudança de escopo ou contingências que não puderem ser absorvidas pela estrutura do projeto.

O fator “qualidade” é muitas vezes esquecido em detrimento do cumprimento dos prazos e do orçamento do projeto. Não podemos nos esquecer de, ao planejarmos, identificar bem quais as especificações, quais os parâmetros que serão utilizados para orientar a execução das atividades e avaliar seus resultados. O significado da “qualidade” nesse trinômio está se estendendo para “especificações”, o que tende a considerar não só a qualidade, mas também o escopo do projeto.

Assim, esse tríduo deve sempre caminhar junto num projeto: prazo, custo e especificações. Eles possuem uma forte correlação e isso significa que, ao variarmos um desses parâmetros, estaremos afetando um ou os outros dois também. Um procedimento saudável é a identificação, entre esses parâmetros, daquele que seja o mais importante, um que possa ser considerado o key driver (direcionador), a que o cliente dá importância prioritária. A esse parâmetro deve ser dada toda a atenção prioritária durante o desenvolvimento do projeto.

Inúmeras vezes, a restrição tripla é utilizada para avaliar o grau de sucesso do projeto. Note que, ao ser perguntado sobre “qual dos parâmetros é o mais importante”, seu cliente sempre responderá: “Todos.” Você deve, entretanto, saber identificar o que for mais importante naquela situação. A ele você deve dar total atenção, ele será o seu orientador, o seu key driver.

Os outros parâmetros: recursos e riscos estão sempre presentes e atuam como restrições do projeto. Devem ser equacionados e ajustados periodicamente de modo a que o objetivo do projeto possa ser atingido. Perseguindo o objetivo enunciado, podemos afirmar que existem dois pontos focais, como mostra a Figura 4.7, que sempre devem estar presentes na Administração de Projetos.

São eles:

• Responsabilidade unificada em um elemento.
• Planejamento e controle unificados.

Objetivos e princípios na administração de um projeto

A responsabilidade unificada em um elemento significa que cada projeto deve ter um único elemento para o qual convirja a responsabilidade pelo conjunto de atividades e sua integração. Esse elemento é o Gerente do Projeto (ou Líder ou Coordenador do Projeto), e por meio dele busca-se a responsabilização de todos pelos resultados parciais e total do projeto.

O Gerente do Projeto passa a ser o elemento centralizador das negociações e comunicações com o cliente e com o patrocinador do projeto. Por meio de delegação, ele pode multiplicar seu papel no interior do projeto. Outro ponto vital é o planejamento e controle unificado. Cada projeto deve ser planejado e controlado em sua totalidade. Isso significa que o projeto deve ver o todo e abranger todas as áreas funcionais ou todas as especialidades envolvidas, ao longo de todo o projeto.

Esse planejamento deve contar com a participação de especialistas que identifiquem suas participações específicas no projeto e comecem a comprometer-se com os resultados parciais que conduzirão aos resultados globais – prazo, custo e especificações – do projeto. Além das técnicas envolvidas em todo o gerenciamento do projeto, uma elevada dose de “arte” deve ser colocada em seu desenvolvimento. Essa arte aparece em todas as ações depreendidas para que os membros do time do projeto se sintam partícipes e coproprietários do projeto.

Este é o caminho para o envolvimento e posterior comprometimento das pessoas no projeto. Por meio desses pontos-chave, notamos que o gerente do projeto e a estrutura organizacional montada desempenham papéis importantes no gerenciamento de um projeto. Nunca comece um projeto sem ter definido o gerente e uma equipe básica, formada por especialistas que contribuirão para seu desenvolvimento.

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