22 de dezembro de 2020

O registro das informações no início do projeto

por GEN.N&G

Durante a Concepção do projeto, enquanto procuramos criar uma visão de futuro para ele, muitas informações são geradas e devem ser documentadas para que possamos, com base nessas informações, estruturar todo o posterior planejamento do projeto. O término da Concepção deve marcar formalmente o início do projeto.

Assim, identificamos um documento a ser utilizado internamente pela equipe do projeto, conhecido genericamente como “Project Charter’’, ou Termo de Abertura do Projeto, para portar essas informações no início do projeto. São informações usualmente presentes num Project Charter:

• Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica.
• Objetivos e metas.
• Escopo do projeto e não escopo do projeto.
• Justificativas para o projeto.
• Requisitos e necessidades de recursos.
• Expectativas da administração sobre o projeto.
• Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização).
• Estimativa de recursos e prazo necessários ao projeto.
• Medidas de desempenho.

A identificação do patrocinador, gerente do projeto e equipe básica – assunto a ser tratado no tópico seguinte – deve figurar neste documento. São as pessoas envolvidas inicialmente em fazer com que o projeto seja bem equacionado e decole.

Os objetivos e metas devem indicar aonde se deseja chegar com o projeto. Nem sempre ele precisa ser quantificado, nem sempre se consegue essa quantificação. As metas devem mostrar alguns pontos intermediários que possam indicar-nos que estamos progredindo em direção ao objetivo do projeto.

A descrição do escopo do projeto sempre provoca um pouco de confusão. Ele deve descrever a abrangência do projeto, seus produtos, subprodutos e macroatividades que devem ser executadas. Muita confusão se faz com a expressão escopo.

Aconselhamos que, ao descrever o escopo, você veja se os resultados de cada elemento de escopo, quando concluído, ao serem somados, permitem atingir o objetivo do projeto. A identificação do que “não é escopo” costuma auxiliar a definir melhor a linha limítrofe do projeto.

As “justificativas do projeto” descrevem os fatores que impulsionam, geram a necessidade de sua execução. A definição dos “requisitos e necessidades de recursos” auxilia a identificar o fornecimento de materiais, equipamentos, recursos ou informações necessárias a ele. As “expectativas da administração” devem sempre traduzir os fatores positivos gerados pelo projeto. Podem ser utilizadas como um instrumento de “venda interna” do projeto.

As “ligações com os outros projetos” devem sempre ser identificadas de modo a poder minimizar as duplicações de atividades na organização e para poder obter melhor coordenação de prazos e atividades. Devemos também, no Project Charter, figurar uma expectativa do orçamento do projeto, mesmo que esta seja apenas uma ordem de grandeza. Uma visão do prazo que será demandado é importante. Muitas vezes, essas duas informações são “restrições” impostas pelos responsáveis pela encomenda do projeto.

As “medidas de desempenho” devem traduzir indicadores que auxiliem na avaliação permanente sobre o atingimento de resultados parciais e totais do projeto. Um modelo de Termo de Abertura de Projeto muito interessante é aquele que denominamos de one page. Todas as informações devem ser resumidas numa única página. É lógico, muitas destas informações terão toda uma base de dados associada mostrando como se chegou àquela conclusão ou valores. Por meio do TAP é possível submeter o projeto a aprovação em um Comitê Executivo ou Diretoria.

Atenção!

O Project Charter (Termo de Abertura do Projeto) é mais bem utilizado como uma referência ao projeto. Ele não deve sofrer alterações. Ao término do projeto, devem-se comparar com ele os resultados obtidos e identificar pontos de melhoria para futuras estimativas e projeções, em novos projetos.

Mais conteúdo no livro Gestão de Projetos

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