26 de julho de 2019

Você está com sobrecarga de dados?

por Patricia Itala Ferreira

Acho que um dos recentes “males” que afetam as pessoas é a sobrecarga de dados. Vejam que falei sobrecarga de dados e não de informações. Percebem a diferença?

Os dados são fatos, valores e observações que não estão contextualizados ou organizados. Já informações são dados processados, ou seja, dados que foram organizados e interpretados, possivelmente formatados, filtrados e analisados. Em outras palavras, a informação é a ordenação e organização dos dados para transmitir significado e compreensão dentro de um determinado contexto.

Nos dias atuais somos bombardeados por inúmeros dados, das mais diversas fontes. Quase todos os dias vejo pessoas balançando a cabeça em concordância quando alguém menciona um livro, artista ou música sobre o qual, na verdade, nunca ouviu falar. É o receio de parecer desinformado. Como lidar com essa quantidade absurda de dados? Como identificar e priorizar o que é relevante, ou seja, o que, de fato, merece nossa atenção?

Precisamos, mais do que nunca, melhorar nossa capacidade de organizar fluxos de informações. No texto de hoje compartilharei algumas dicas para ajudá-los a organizar melhor seus e-mails:

  • Estabeleça horários para verificar sua caixa de entrada.
  • Defina um limite para o tempo que você gasta na caixa de entrada. O limite pode ser diário e sugiro que seja distribuído em dois ou três momentos ao longo do expediente de trabalho.
  • Não deixe todos os e-mails da na caixa de entrada.
  • Priorize seus e-mails: leia e resolva aqueles que você precisará de até 2 minutos para resolução.
  • Crie regras para encaminhamento de emails para caixas específicas.
  • Apague ou arquive e-mails antigos.
  • Crie um arquivo morto.
  • Organize seus e-mails por pastas. Comece com poucas e vá criando mais quando a necessidade aparecer. As primeiras podem ser “Aguardando resposta” e “Comunicados”.
  • Crie um template para respostas semelhantes.
  • Cancele a inscrição de coisas que você não lê.
  • Apague ou arquive e-mails antigos.
  • Utilize marcadores (flags, cores) para categorizar suas mensagens.
  • Deixe como não lido e-mails que ainda representam pendências ou que ainda merecem sua atenção.
  • Seu sistema de gestão de e-mails deve ser rápido e funcional.
  • Pelo menos uma vez por ano revise o seu sistema para apagar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes.

Você encontra várias outras dicas para facilitar a comunicação na empresa no livro Comunicação Empresarial. Vale a leitura.

Você utiliza algum sistema para gestão de seus emails? Compartilhe aqui para trocarmos ideias. Gostou das dicas? Deixe algum comentário.

Mais conteúdo no livro Comunicação Empresarial

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  • Patricia Itala Ferreira
    Patricia Itala Ferreira

    Concluiu em 1993 a graduação em Psicologia na Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio) e, posteriormente, em 1997, tornou-se Mestre em Administração de Empresas pela mesma universidade. Há mais de 20 anos atua em projetos de consultoria em gestão de pessoas e educação corporativa. É professora da PUC-Rio, em cursos de graduação e pós-graduação, nas modalidades presencial e a distância. É também tutora da FGV Online e da pós-graduação em Gestão da Educação a Distância na UFF e da pós graduação em educação empreendedora, uma parceria do Departamento de Educação da PUC Rio com o SEBRAE. Autora dos livros Clima organizacional e qualidade de vida no trabalho (GEN | LTC, 2013), Atração e seleção de talentos (GEN | LTC, 2014), Gestão por competências (GEN | LTC, 2015) e Comunicação Empresarial (Atlas, 2016), em parceria com Gustavo Malheiros e do curso online Psicologia Aplicada à Administração (GEN | Atlas, 2018). Finalista do Prêmio Ser Humano da ABRH 2014 e ganhadora da premiação em 2015 e 2016 na categoria trabalhos acadêmicos.