27 de outubro de 2016

Tecnologia de Informação nas pequenas e médias empresas

por Luiz Antonio Bernardi

O aumento dos volumes e necessidades de informação, a complexidade dos negócios e os inúmeros processos envolvidos numa empresa tornaram praticamente impossível administrar sem algum sistema integrado ou software, – isto é, tecnologia de informação – tornando-se uma ferramenta indispensável na atualidade. Para suprir esta necessidade, os conhecidos ERPs (Enterprise Resources Planning) – softwares integrados de gestão – tornaram-se a solução.

No entanto, não são poucos os problemas das empresas que o adquirem e implantam. Muitas são as queixas e preocupações ouvidas nesses quase 30 anos de consultoria, com relação à baixa utilização do potencial, compra-se uma Ferrari que é utilizada como um Fusca, ou vice-versa, inadequação dos procedimentos, customizações caras, estouro das verbas a investir, entre outros. O que se verifica na prática são descuidos básicos na escolha da ferramenta e a inadequação da empresa para recebê-la e desenvolvê-la.

A Tecnologia de Informação nas pequenas e médias empresas: passos a serem tomados

 

Passo 1

 
O primeiro ponto de erro é não ter clareza de que se não se trata de um projeto de curto prazo, portanto há necessidade de análises em vários aspectos do negócio. Outro ponto negligenciado é a coerência da ferramenta a ser adquirida, seu impacto na infraestrutura de informática, nos procedimentos e processos, forma de implementação, etapas ou fases.

Quanto à coerência da ferramenta, não são conhecidos ou elaborados os requisitos funcionais que devem ser cobertos pelo sistema, o que permite avaliar futuras necessidades, funcionalidades e versão tecnológica. Quanto maior a coerência, ou seja, configuração do sistema aos requisitos funcionais, menos adaptações e customizações serão necessárias, portanto, menores custos.

Aspecto importante neste passo: a empresa se adapta ao software ou ele se adapta à empresa?

Passo 2

 
Procura das soluções que se encontram no mercado, qualificações do fornecedor, outros usuários, se possível no mesmo ramo, inclusive casos em que o fornecedor não indique como referencia.

Passo 3

 
Definida a ferramenta e o fornecedor, avaliar a infraestrutura necessária para o correto ou ótimo funcionamento do software. Não são incomuns casos em que adquirido o software, a infraestrutura não atende ou fica sobrecarregada; custos e investimentos não avaliados. Na atualidade há formas econômicas como, por exemplo, processamento em nuvem, o que diminui investimentos em infraestrutura, opção a avaliar.

Passo 4

 
A aquisição de software e nova infraestrutura implicam em muitas mudanças em procedimentos, processos, envolvendo, portanto a cultura da empresa e as pessoas. É fundamental que as pessoas envolvidas nos processos, participem na escolha da ferramenta. Quanto mais participarem menores as chances de resistência, quantidade de erros na utilização e custos com treinamento. A máxima é que se entra lixo, sai lixo, por melhor que seja o sistema.

Concluindo, entender que se trata de um projeto de longo e profundo espectro, e um investimento de longo prazo que requer definições com clareza das reais necessidades, busca das melhores soluções, avaliação da infraestrutura e, principalmente, envolvimento dos principais usuários, minimizando as possibilidades de desvios mais graves nos investimentos e custos, bem como no retorno, pela otimização de sua utilização.

Sem esses cuidados é um projeto à deriva, com enormes repercussões, danos e custos perdidos.

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  • Luiz Antonio Bernardi
    Luiz Antonio Bernardi

    É contador, administrador de empresas, com mestrado em Finanças pela PUC/SP. Durante 18 anos foi executivo de empresas internacionais, no Brasil e nos EUA, gerente geral, diretor executivo e diretor comercial em empresas nacionais. Desde 1988 desenvolve pesquisa e consultoria a pequenas e médias empresas, e empresas familiares, como sócio-diretor da Wots Consultoria Empresarial (www.wotsconsultoria.com.br). Professor universitário por cinco anos e de pós-graduação por sete anos das disciplinas Planejamento Empresarial, Finanças, Controladoria, Contabilidade Gerencial e Custos, e por três anos foi coordenador do curso de pós-graduação em Controladoria na FECAP. Conferencista, palestrante e professor em cursos livres em várias instituições sociais e de classe, conselhos regionais, associações industriais e comerciais no Brasil. Autor dos livros Manual de formação de preços: políticas, estratégias e fundamentos; Manual de empreendedorismo e gestão: fundamentos, estratégias e dinâmicas; e Manual de plano de negócios: fundamentos, processos e estruturação, publicados pelo GEN | Atlas.